12 Fragen für erfolgreiches Projektmanagement
Bild: fizkes/Shutterstock.comIn der Welt des Projektmanagements können selbst erfahrene Profis gelegentlich auf Herausforderungen stoßen oder sich in komplexen Situationen verlieren. Doch egal, ob Sie ein Neuling sind oder bereits Erfahrung gesammelt haben, das Verständnis grundlegender Konzepte und bewährter Praktiken ist unerlässlich, um Projekte erfolgreich zu planen, durchzuführen und abzuschließen. In diesem Artikel werden die 12 wichtigsten Fragen zum Projektmanagement beantwortet, um Ihnen eine klare Orientierung zu geben und Ihnen dabei zu helfen, Ihre Projekte effizienter und effektiver zu managen. Die Antworten auf die Fragen scheinen oft selbstverständlich auf der Hand zu liegen. Wenn man aber wirklich einmal darüber nachdenkt und die eigenen Projekte checkt, zeigt sich, dass vieles doch nicht so deutlich ist wie vielleicht vermutet.
Lassen Sie uns gemeinsam eintauchen und die Fragen entdecken, die Ihnen dabei helfen, Ihre Projekte zum Erfolg zu führen – unabhängig davon, ob Sie agil oder klassisch vorgehen. Die Fragen sind nach Projektphasen geordnet, eignen sich aber auch, um innerhalb der Projekte immer wieder eine Standortbestimmung vorzunehmen. Auch können sie für einen Projekt-Check im Nachgang verwendet werden, um Lessons-Learned strukturierter zu generieren.
Noch ein Hinweis vorab: Unklare Vorstellungen der Projektbeteiligten sind zu Beginn normal. Häufig können insbesondere Diskussionen über Ziele sehr philosophisch werden. Hier muss ein Moderator oder eine Moderatorin gezielt steuern. Er bzw. sie ist ebenso wie die Menschen, die im Projekt mitarbeiten, der Schlüssel zum Erfolg.
Und: Manchmal sind Fragestellungen zu komplex, um in einem Projekt abgearbeitet zu werden. Es empfiehlt sich, die Komplexität aus den einzelnen Projekten herauszunehmen, um Ziele besser erreichen zu können. Dabei ist sowohl synchrones als auch sequenzielles Abarbeiten möglich. Am Ende sind zwei kleinere Projekte schneller abgearbeitet als ein großes.
Überlegung vorab
1. Was ist der Arbeitstitel des Projekts?
Das scheint trivial. Oft müssen sich die Beteiligten aber sogar in Bezug auf diesen grundlegenden Punkt schon einigen. Probieren Sie es aus!
Projektphase „Definieren“ (die Frage nach dem „Warum?“)
Gerade in den Anfangsphasen eines Projekts gibt es oft lange Diskussionen. Wenn die Fragen in dieser Phase aber einmal im Team gemeinsam beantwortet sind, ist vieles häufig einfacher.
2. Welches Problem liegt dem Projekt zugrunde?
Von besonderer Bedeutung ist die Antwort, wenn interdisziplinäre Teams zusammen arbeiten. Durch die Diskussionen kann ein gemeinsames Verständnis geschaffen werden. Auf dem Weg dahin kann diese und die folgenden Fragen helfen.
3. Warum wird das Projekt durchgeführt?
Die Antwort darauf bildet die Grundlage für das gesamte Projekt und dabei hilft, den Zweck, die Ziele und die Motivation hinter dem Vorhaben zu klären.
4. Wer sind die, die das Ergebnis nutzen werden?
Hier hilft es, detailliert vorzugehen und sich die Personen vor Augen zu führen, die die Projektergebnisse unmittelbar nutzen werden.
5. Welches Ergebnis erhalten die Nutzenden?
Oftmals besteht unter den Projektbeteiligten kein einheitliches Verständnis darüber, wie das finale Ergebnis, das geliefert werden soll (das sogenannte Deliverable, also das, was am Ende als Liefergegenstand „über den Tisch gehen soll“), konkret aussehen soll.
6. Was tun die Nutzenden unmittelbar nach Erhalt des Ergebnisses damit?
Wie sieht die weitere Verwendung aus? Gerade wenn das Projektmanagement im Kontext mit Innovationsmangement-Prozessen genutzt wird, ist es wichtig, dass allen Projektbeteiligten klar ist, wo genau innerhalb des Prozesses sich das eigene Projekt einordnen lässt.
Projektphase „Planen“ (die Frage nach dem „Wie?“)
7. Was ist der Clou/der Kern/die Unternehmens-DNA des Projekts?
Das Projekt muss es wert sein. Nicht jede beliebige andere Organisation sollte in der Lage sein, dieses Projekt durchzuführen. Bei der Beantwortung der Frage ist Fingerspitzengefühl gefragt: Der Lösungsraum darf nicht zu früh eingeschränkt werden.
Projektphase „Durchführen“ (Die Frage nach dem „Was?“)
Oft konzentriert sich die Projektleitung stark auf ihre Fachrolle und verliert dabei den Gesamtzusammenhang aus den Augen. Diese Fragen sollen sicherstellen, dass alle Beteiligten kontinuierlich den Überblick behalten:
8. Was wurde bisher erreicht?
9. Was steht als nächstes an?
10. Welche Risiken/Überraschungen/Besonderheiten zeichnen sich aktuell ab?
11. Wie lauteten Alternativen und Empfehlungen zu Entscheidungen bzw. wie können wir mit Hindernissen umgehen?
Projektphase „Abschließen“ (Die Frage nach den „Lessons learned“)
12. Was hat die Organisation bisher aus dem Projekt für die Zukunft gelernt?
Um das Projekt erfolgreich abzuschließen, ist es wichtig sicherzustellen, dass die erzielten Ergebnisse zukünftig in die Organisationsstruktur integriert werden. Dabei geht es nicht nur um die fachlichen Aspekte, sondern insbesondere auch um die organisatorischen Erfahrungen und Erkenntnisse, die während des Projekts gewonnen wurden.
Im Verlauf eines Projekts ist es immer wieder erforderlich, eine Angleichung der Denkweisen herbeizuführen. Auch Prüfmechanismen mit messbaren Zielen sind unternehmensspezifisch und fest einzuplanen. Eine transparente Darstellung des Projekts inklusive der Rollen und Verantwortlichkeiten ist unerlässlich. Die Ergebnisse müssen zum passenden Zeitpunkt und Kontext eingefordert werden. Alle Teammitglieder sind dabei gefragt: Offene Kommunikation, transparente Aussagen und die offene Benennung von Herausforderungen sind entscheidend für den Erfolg. Zur Unterstützung können neutrale Tools verwendet werden, wie sie z.B. im VDI-Methodenfinder gelistet sind.
VDI Wissensforum: Projektmanagement-Weiterbildung für Ingenieurinnen und Ingenieure
Professionelles Projektmanagement ist ein entscheidender Faktor für den Unternehmenserfolg. Daher sind Mitarbeitende, die über Fachkompetenz hinaus auch Führungskompetenz in Projekten besitzen, heiß begehrt. Dies gilt übergreifend für alle industriellen Branchen. Das Weiterbildungsangebot des VDI Wissensforums zum Thema Projektmanagement vermittelt mit maßgeschneiderten Fortbildungen, Konferenzen, Schulungen und Kursen fundierte Kenntnisse für die effiziente Organisation, Durchführung und Leitung von Projekten.
Fachliche Ansprechpartnerin:
Dr.-Ing. Daniela Hein
VDI-Gesellschaft Produkt- und Prozessgestaltung
E-Mail: hein@vdi.de